Część 1 – Integracja systemów informatycznych

Wstęp

Tym artykułem rozpoczynamy serię artykułów dotyczących szukania oszczędności w firmie, optymalizowania kosztów i zmniejszania czasu pracy pracowników przy pracach niekreatywnych. Celem wpisów jest wskazanie konkretnych obszarów, w których faktycznie można zoptymalizować pracę i koszty firm, zarówno w przypadku małych, średnich, czy dużych przedsiębiorstwach.

Jednym z podstawowych kosztów w firmach jest czas pracy pracowników. Zmniejszając ilość czasu, którą pracownicy poświęcają na zadania, które wykonują pozwoli zwiększyć wydajność pracy. Firma będzie mogła zrealizować więcej procesów, a co za tym idzie – wytworzyć i zarobić więcej.

Mapowanie procesów

Dobrym sposobem na szukanie takich oszczędności jest rozważanie integracji wewnętrznych i zewnętrznych systemów informatycznych. Niestety, aby było to skuteczne należy przeprowadzić tak zwane mapowanie procesów w firmie, ale można robić to krok po kroku, to znaczy wybrać i zoptymalizować jeden proces, sprawdzić, czy jest to skuteczne – jeśli tak, wykonać to dla kolejnego procesu.

Jak wygląda takie mapowanie procesów? Najlepiej pokazać to na przykładzie. Typowy proces sprzedaży towarów gotowych, na przykład takich jak e-booki, oprogramowanie, szkolenia, w systemie płatności „z góry” wygląda następująco:

Weryfikacja obecnych kosztów i czasów

Po stworzeniu mapy procesu warto prześledzić które procesy wymagają najwięcej czasu oraz które z nich można zautomatyzować. Korzystając z powyższego przykładu może to wyglądać następująco:

• Przedstawienie oferty odbywa się poprzez przesłanie e-maila przez pracownika firmy do klienta, który przesłał zapytanie. Pracownik potrzebuje ok. 5-10 minut na przetworzenie tego procesu, gdyż musi odczytać e-mail od klienta, sprawdzić ceny, skomponować i wysłać odpowiedź.
• Po otrzymaniu od klienta deklaracji chęci pracownik musi przygotować fakturę pro-forma i przesłać ja do klienta. W tym celu musi zalogować się do systemu księgowego, wprowadzić dane klienta, wprowadzić zamawiane pozycje, wygenerować fakturę pro-forma i wysłać ją do klienta, co zajmuje pracownikowi kolejne 5-10 minut.
• Oczekiwanie na płatność odbywa się w sposób następujący:
  • Pracownik ma zbudowaną listę wysłanych faktur pro-forma (płatności oczekujących).
  • 3 razy dziennie pracownik loguje się na rachunek bankowy i sprawdza przelewy przychodzące. Po otrzymaniu wpłaty dopasowuje je do wysłanych zamówień.
  • Dodatkowo raz dziennie pracownik sprawdza, czy są płatności zaległe (na przykład ponad tygodniowe) i jeśli są to wysyła przypomnienie do klienta.
  • Jeśli płatność jest dokonana – proces jest kontynuowany.
  • Średni czas poświęcany na ten proces to ok. 10-25 minut.
• Pracownik przesyła produkt do klienta. W zależności od charakteru produktu, może to być przesłanie materiałów drogą elektroniczną, albo wiązać się z pakowaniem i zamawianiem kuriera. W pierwszym przypadku zajmuje to ok. 5 minut.
• Wystawienie i zaksięgowanie faktury, w przypadku posiadania sprawnego systemu księgowego, który automatyzuje ten proces, wymaga jedynie zalogowania się do systemu i wyszukaniu odpowiedniej faktury pro-forma oraz zatwierdzenie. Zajmuje to również ok. 5-10 minut.
• Faktura jest wysyłana automatycznie przez system księgowy e-mailem do klienta. 0 minut.

Jak widać, przetworzenie jednego zamówienia wymaga poświęcenia 30 – 60 minut. Wg danych GUS przeciętne wynagrodzenie miesięczne brutto pracownika to 3 346,61 zł, co oznacza, że firma płaci łącznie za pracownika 3 965,07 zł miesięcznie (wyliczenie na podstawie kalkulatora płac money.pl). Przy założeniu średniej 170 godzin w miesiącu, koszt godziny pracy to ok. 25 zł. Oznacza to, że pojedyncza sprzedaż kosztuje firmę ok. 12 – 25 zł.

Propozycja optymalizacji

Próbą optymalizacji mogłoby być wdrożenie zautomatyzowanego systemu, który działałby następująco:

Przykładowy zautomatyzowany system działałby w następujący sposób:

• Oferta cenowa jest dostępna na stronie internetowej, od razu dla klienta z możliwością przejrzenia pełnego opisu oraz prośbą o przesłanie faktury pro-forma.
• System sam prosi klienta o podanie danych firmowych, weryfikuje i waliduje je i generuje zamówienie wraz z fakturą pro-forma, która jest wysyłana na wskazany adres e-mail klienta.
• Płatność jest obsługiwana przez zewnętrzny system płatności, dzięki czemu może zostać zaksięgowana w ciągu kilku minut, co zwiększa komfort zamówień dla klientów. W przypadku przedłużenia się płatności lub zwłoki – system automatycznie wyśle wiadomość do klienta lub anuluje zamówienie (np. po którymś kolejnym przypomnieniu). Dodatkowo, informacja o zwłoce w płatności przesyłana jest do działu obsługi klienta (w celu ewentualnej interwencji osobistej).
• W przypadku towarów elektronicznych, dostęp jest automatycznie wysyłany do klienta, w przypadku pozostałych – generowane jest zlecenie do magazynu.
• System automatycznie księguje wystawioną fakturę, przesyła ją do klienta i na życzenie klienta generuje i przesyła do działu obsługi zaadresowany list gotowy do wydruku i wysyłki tradycyjną pocztą.
• Faktura została wysłana automatycznie.

Czas obsługi przez pracowników został zredukowany praktycznie do zera w przypadku większości zamówień. W przypadku zamówień przedłużających się i niestandardowych, czas ten został zredukowany o standardową podstawę ok. 30 – 60 minut, gdyż niestandardowy proces nie był mapowany i optymalizowany.

Optymalizacja w skrócie

Jak się okazuje, rozwiązanie w 4 punktach to:

• przeprowadzenie mapy procesów;
• integracja własnych systemów informatycznych;
• automatyzacja procesów (wdrożenie systemu płatności on-line, integracja zamówień z systemem księgowym oraz integracja zamówień z systemem monitów);
• testowanie, czyli weryfikacja skuteczności (czyli ile to kosztuje teraz i co jeszcze można usprawnić).

Ile to kosztuje?

Jaki jest wzrost kosztów? W przypadku tej integracji pojawia się problem obsługi transakcji. Systemy do płatności on-line pobierają prowizję w wysokości ok. 2% wartości transakcji, dlatego granica opłacalności jest na poziomie ok. 1000 zł – przy założeniach zgodnych z powyższymi.

Ale czy na pewno?

Jak widać system doskonale może spełniać podstawowe czynności tradycyjnego procesu. Dodatkowo jednak przyczynia się do wzrostu jakości obsługi zamówień, ponieważ zapewnia dwie rzeczy.

• Brak błędów ludzkich:
  • Ne będzie pominiętych i niezaksięgowanych płatności. Klient finalnie oczywiście się upomni, ale będzie zirytowany i niezadowolony z rozciągłości procesów.
  • W przypadku braku płatności – nie będzie niewysłanych przypomnień do klienta. System automatycznie prześle przypomnienie, dzięki czemu część niezdecydowanych klientów wróci i dokończy zamówienie.
  • Brak błędów księgowych, wynikających ze złego za kategoryzowania towaru, literówek w nazwach usług lub cenach.
• Czas oczekiwania:
  • Pierwotny cały proces trwał według wyliczeń ok. 30-60 minut – zgadza się? Nie, oczywiście że tyle nie trwał cały proces – tyle czasu zajmował on naszemu pracownikowi. Czasy związane z wysłaniem maila i czekaniem na odpowiedzi, wysłaniem faktury, czy przesłaniem pieniędzy i otrzymaniem towaru – to czynności, składające się na czas oczekiwania, które mogły trwać kilka lub nawet kilkanaście dni roboczych. System automatyczny działa 7 dni w tygodniu, 24 godziny na dobę, a czas obsługi waha się od kilku minut do ok. 2 dni roboczych (co wynika jedynie z ewentualnych opóźnień systemu płatności on-line).

Wdrożenie takiego systemu to koszt ok. 3000 zł, w zależności od specyfiki firmy i wewnętrznych systemów księgowych może się on oczywiście różnić. Jak łatwo widać, w przypadku oszczędności 20 zł za transakcję zwrot może nastąpić już po 150 transakcjach. Zysk ze zwiększonego komfortu i jakości przeprowadzenia transakcji jest nieoceniony.

Przykład…

Taki system firma Dibby wdrażała niejednokrotnie. Mówią, że szewc bez butów chodzi, ale my wiemy, że oszczędności wynikające z integracji systemów informatycznych, w czym się specjalizujemy, przynoszą wymierne korzyści, dlatego sami również wykorzystujemy takie mechanizmy. Życiowym i funkcjonującym przykładem takiego systemu jest nasz formularz zamówień aplikacji Cennik Off-Line do integracji sklepów internetowych z hurtowniami, dostępny na stronie www.integracja-action.pl w zakładce “Kup Licencję”.

Podsumowanie

Integracja systemów informatycznych to skuteczny sposób na optymalizację kosztów i procesów w firmie. Aby jednak przyniosła oczekiwane rezultaty, należy:

• Dokładnie zmapować istniejące procesy biznesowe i zidentyfikować te, które są nieefektywne.

• Wybrać systemy do integracji - zarówno wewnętrzne systemy firmy, jak i zewnętrzne (np. systemy płatności).

• Zautomatyzować wybrane procesy dzięki integracji systemów.

• Przetestować zintegrowane rozwiązanie i zweryfikować, czy faktycznie przynosi oczekiwane oszczędności.

• W razie potrzeby dostosować system i poszerzyć integrację na kolejne procesy.

Kluczowe korzyści to oszczędność czasu pracy pracowników, wyeliminowanie błędów ludzkich, skrócenie czasu realizacji procesów oraz poprawa jakości obsługi klienta. Warto rozważyć integrację nawet w niewielkiej firmie - szybko zwróci się koszt jej wdrożenia.

Przykłady zastosowań

Integracja systemów informatycznych ma bardzo szerokie zastosowanie w firmach. Oto kilka przykładów:

Handel elektroniczny

• Integracja sklepu internetowego z hurtownią/magazynem - automatyczna aktualizacja stanów magazynowych
• Integracja sklepu internetowego z systemem płatności - szybsze rozliczenia zamówień
• Integracja sklepu internetowego z systemem księgowym - automatyczne wystawianie faktur

Produkcja

• Integracja systemu MRP z magazynem i produkcją - optymalizacja harmonogramów i zamówień materiałów
• Integracja maszyn CNC z systemami nadzorującymi - monitoring zużycia narzędzi i materiałów

Logistyka

• Integracja systemu WMS z barcode scannerami - szybszy przyjęcia i wydania towarów
• Integracja rozwiązań mobilnych z bazami danych - aktualizacja stanów w czasie rzeczywistym

Finanse i księgowość

• Integracja systemu finansowo-księgowego z bankowością elektroniczną - automatyczne księgowanie wyciągów
• Integracja systemu finansowo-księgowego z obsługą sprzedaży - szybsze i bezbłędne fakturowanie

Jak widać, możliwości optymalizacji procesów biznesowych dzięki integracji systemów są praktycznie nieograniczone. Wystarczy dobrze zmapować i zrozumieć istniejące procesy, aby znaleźć obszary do usprawnienia.