W pierwszej części dotyczącej optymalizacji kosztów mowa była o oszczędzaniu czasu pracy, zwiększaniu efektywności i jakości wykonywanych zadań poprzez wprowadzenie automatyzacji, integracji systemów oraz wdrożeniu procedur kontrolnych i mechanizmów raportowych, w myśl zasady, że wszystko co da się zmierzyć, można poprawiać. W tej części kluczowym zagadnieniem będzie filozofia kwalifikacji kosztów. Chcąc, czy nie – firma koszty ponosić musi, ale które koszty są lepsze: stałe, czy zmienne?
KOSZTY STAŁE I ZMIENNE
Trudno na to pytanie odpowiedzieć jednoznacznie, bo najlepsze koszty – to koszty niskie. Dużo argumentów jednak świadczy na korzyść kosztów zmiennych, gdyż są one ściśle powiązane z wysokością sprzedaży bądź generowanym rozwojem firmy. Przy kosztach zmiennych opłatę ponosi się w momencie skorzystania z danej usługi lub produktu, podczas gdy koszty stałe – jak sama nazwa wskazuje – nie zależą od tego, czy w danym okresie ich płacenia generujemy zyski, straty, czy wykorzystujemy intensywnie lub nieintensywnie dane usługi lub inne dobra.
TYPOWE KOSZTY
Jakie są typowe koszty ponoszone przez większość firm? Oczywiście, można je dosyć prosto wylistować. Będą to:
- Koszty związane z wynajmem biura.
- Koszty telefonów.
- Koszty łączy internetowych.
- Koszty hostingu stron www.
- Koszty księgowości.
- Koszty ponoszone na pracowników.
- Koszty ponoszone na usługi zewnętrzne – na przykład obsługę strony internetowej, serwisu komputerowego, sprzątania biura.
- Koszty materiałów biurowych.
- Koszty samochodów.
- … i wiele innych.
Nie ważne są jednak koszty ponoszone przez większość firm, aby mówić o optymalizacji należy skupić się na kosztach ponoszonych przez swoją firmę. Warto zbudować swoją własną listę kosztów, na przykład śledząc wydatki za ostatnią dekadę, rok, kwartał, czy miesiąc (dłuższy okres pozwoli na określenie trendu i zmiany kosztów oraz określenie kosztów sezonowych, występujących w niektórych branżach, na przykład edukacyjnych lub hotelarskich).
Po zbudowaniu własnej listy kosztów, lub w przypadku firm dopiero otwieranych, rozważaniu listy kosztów warto zadać sobie pytanie, jaki koszt będzie lepszy lub może być lepszy. Wyjaśnimy to na przykładach.
KOSZT WYNAJMU BIURA
Pierwszym na liście kosztów był koszt wynajmu biura. Tutaj oczywiście, można snuć dywagacje, czy potrzebne jest większe, czy mniejsze biuro, w jakiej lokalizacji, etc. Pytanie, przewodnie tego wpisu jednak brzmi – koszt stały, czy zmienny? Biuro to koszt stały – zgadza się? Otóż nie koniecznie – biura, czy magazyny można wynajmować również na godziny, czy dni i traktować je jako koszt zmienny. Typowe przykłady to biura co-workingowe, wynajmowane sale konferencyjne, czy podnajmowane przestrzenie magazynowe – działa to praktycznie na każdą skale, od najmniejszych szafek depozytowych na dworcach do wielkich hal studyjnych potrzebnych do realizacji filmów.
Zamiast zamykać się na jakąkolwiek opcję, warto rozważyć za i przeciw każdemu rozwiązaniu. Za biurem – kosztem stałym stoją argumenty takie jak
- Koszt jest łatwy do zaplanowania, na początku miesiąca wiemy dokładnie ile za biuro lub magazyn musimy zapłacić./li>
- Mamy pewność dostępności do biura.
- Możemy biurem w pełni dysponować i jest ono na naszą wyłączność.
- Możemy biurem w pełni dysponować i jest ono na naszą wyłączność.
Jakie stoją argumenty za tym, aby biuro (lub magazyn, lub inne powierzchnie wykorzystywane w firmie) było wynajmowane w ramach potrzeb i płacone za faktycznie wykorzystany czas:
- Koszt jest ponoszony za czas, który był faktycznie wykorzystany.
- W ramach potrzeby możemy elastycznie rozszerzać lub zwiększać potrzebne
ABONAMENT – POŁĄCZENIE KOSZTU ZMIENNEGO I STAŁEGO
Można oczywiście połączyć oba te podejścia. Na przykład, zatrudniając kilkunastu telemarketerów koniecznie musimy mieć miejsce stałe, gdzie będą pracować, ale na przykład sala spotkań (sala konferencyjna) może już nie koniecznie powinna być wynajmowana stale, w szczególności gdy głównie spotykamy się w siedzibie klienta – na okoliczność spotkania u siebie można przemyśleć wynajem sali. Jest to zresztą dosyć typowe dla firm szkoleniowych, że sala konferencyjna wynajmowana jest eventowo, tzn. na zdarzenie.
Innym połączeniem tych dwóch rodzajów kosztów w ramach wynajmu biura może być umowa abonamentowa, w ramach której mamy zagwarantowany dany czas w miesiącu, po którego przekroczeniu musimy dopłacić. Abonament jest często bardzo dobrą formą oszczędności, o ile został on dobrze przemyślany.
KOLEJNE PRZYKŁADY
Te same rozważania dotyczyć mogą innych kosztów, na przykład telefonów – dla których rozwiązanie abonamentowe, pre-paid lub post-paid są już poniekąd standardem. Podobnie jest z księgowością, gdzie możemy płacić za ilość wpisów księgowych, hostingiem stron, gdzie w pakietach „kupujemy” bandwitch, usługami zewnętrznymi, gdzie również możemy myśleć o abonamentowych rozwiązaniach, na przykład stałego serwisu komputerowego lub sprzątania biura versus zamawianie takich usług eventowo, w razie wystąpienia konieczności.
Koszty stałe mają jednak często tę przewagę, nad kosztami zmiennymi , że w przypadku pełnego wykorzystania „abonamentu” są one często niższe, niż musielibyśmy zapłacić za tę samą usługę lub produkt dostarczany ad-hoc, bez wcześniejszych zobowiązań, dlatego też nie należy szukać oszczędności tam, gdzie ich nie ma.
Jeśli analiza trendów wydatków wskazuje jasno, że potrzebujemy 100 godzin rozmów to warto kupić taki abonament, jeśli jednak wychodzi na to, że średnio-miesięcznie potrzebujemy 20-godzin, ale na przykład przed świętami zużywamy 200 – to warto się zastanowić, co jest dla nas bardziej opłacalne. Samochód też można wypożyczać na przykład na kilka dni, czy tydzień lub zamawiać gotowy transport, jednakże jest to często droższe rozwiązanie niż leasing, czy zakup jeśli potrzebujemy go wykorzystywać codziennie, czy często nawet co trzeci dzień.
Oczywiście – wszystko trzeba mierzyć i testować, gdyż struktura kosztów, tak jak zapotrzebowania też są zmienne w czasie.