Część 3 – Outsourcing
Wstęp
W cyklu wpisów dotyczących optymalizacji kosztów poruszane były już tematy związane z oszczędnością poprzez automatyzacje procesów (część pierwsza) oraz optymalizację kosztów poprzez wybór najrozsądniejszych warunków rozliczeniowych pomiędzy opłatami stałymi lub zmiennymi. Kontynuując poniekąd ten temat, w tym wpisie znajdują się wskazówki dotyczące możliwości zmniejszania kosztów poprzez outsourcing, czyli realizacji części procesów poprzez zewnętrzne firmy.
Dlaczego outsourcing może się opłacać?
Warto się zastanowić nad pytaniem, dlaczego bardziej opłacalne może być zlecenie realizacji niektórych zadań firmom zewnętrznym, niż realizowanie ich wewnątrz firmy? Pierwszą myślą, która się często nasuwa jest fakt, że firmy zewnętrzne nie działają zazwyczaj charytatywnie i za wykonaną pracę płacą nie tylko swoim pracownikom, ale pobierają dodatkowo własną prowizję. Idąc tym tokiem rozumowania, lepiej jest zatrudnić samemu swoich pracowników i zyskać na tym, że nie będziemy płacić tej prowizji.
Takie myślenie jest jak najbardziej w porządku, pod warunkiem że zadania które są w ten sposób realizowane znajdują się w naszym core-biznesie, albo ilość takich zadań jest dostatecznie duża, aby zatrudniony pracownik do realizacji tych procesów miał pełne obciążenie. W praktyce bowiem często okazuje się, że firmy zewnętrzne mogą zadania wykonywać szybciej i lepiej, ponieważ się specjalizują w świadczeniu danego typu usług, mają opracowane sprawne procedury, zatrudniają ludzi do obsługi i przeprowadzają własne szkolenia. Może to dawać przewagę nad zatrudnieniem pracownika, gdzie problemy pojawiają się już na etapie rekrutacji, walidacji jego kompetencji, poprzez monitorowanie i zarządzanie jego pracą.
Praca na 1/4, 1/8, czy 1/16 etatu… – w przypadku outsourcingu jest to możliwe!
Podstawową zaletą outsourcingu jest jednak fakt, że możemy bardzo elastycznie dopasować ilość zakupionych „godzin pracy”. Zatrudnienie pracownika na 1/16 etatu (ok. 10 godzin miesięcznie) może przysparzać problemów i jest niewygodne zarówno dla pracowników jak i pracodawców. W przypadku zakupu usług zlecanych zewnętrznie jest to bardzo proste! Typowo firma świadczące takie usługi może zatrudnić pracownika do obsługi 16 firm wymagających takiego niskiego zaangażowania – w drugą stronę jest to jednak trudne.
Oczywistym pytaniem, które się nasuwa – to pytanie, które usługi firma może lub powinna zlecać zewnętrznie? Okazuje się, że na rynku obecnie świadczone są praktycznie dowolne usługi na zasadzie outsourcingu – poczynając od usług księgowych, czy prawnych, poprzez usługi związane z obsługą informatyczną i serwisem technicznym, poprzez outsourcing działu marketingu, promocji, PR (Public Relations), aż po HR (Human Resources), czy produkcję.
Elastyczne oferty i łatwe rozliczanie
Dodatkowym atutem związanym z realizacją zadań przez firmy zewnętrzne jest możliwość elastycznego modyfikowania zapotrzebowania. Bardzo często usługi stałego outsourcingu oferowane są w pakietach (godzinowych lub ilościowych, zależnie od usługi), które można modyfikować i zmieniać w razie zapotrzebowania w górę lub w dół, a po przekroczeniu których – usługi nie przestają być świadczone – tylko doliczane są dodatkowe opłaty. Realizacja takich samych zadań wewnętrznie wymagałaby pracy w nadgodzinach lub konieczność znalezienia pracownika, być może też tylko na krótki okres, w którym był wzmożony ruch w biznesie. Mamy więc tutaj większą kontrolę kosztów.
Właśnie możliwość rezygnacji i szybkiej zmiany usługodawcy jest tu też istotnym elementem. W przypadku, gdy dana firma nie spełnia naszych oczekiwań możemy w prosty i szybki sposób rozwiązać współpracę i przejść do konkurencji. Rozliczanie takich usług jest również bardzo proste – firma wystawia zbiorczą fakturę za cały okres (na przykład miesiąc) i jest ona prosto księgowana, bez konieczności dodatkowych rozliczeń ubezpieczeń społecznych, zdrowotnych i wysyłania PITów rocznych dla pracowników.
Druga strona medalu
Chcąc być rzetelnym warto jednak przedstawić też wady outsourcingu. Jedna z nich już padła, a jest nią fakt, iż decydując się na takie usługi należy liczyć się z tym, że firma dolicza zawsze swoją prowizję, związaną nie tylko związaną z faktem, iż pracownik potrzebuje biuro, prąd, wyposażenie, etc. – ale również ze względu na fakt, że firmy są tworzone z myślą o przynoszeniu zysków.
Tak na marginesie warto tutaj wspomnieć, że te koszty częściowo kompensuje nam to, że my nie musimy ponosić opłat za biuro, prąd, wyposażenie, oprogramowanie – ogólnie stanowisko pracy danego pracownika, co oznacza, że możemy wynająć mniejsze biuro, mniej inwestować w komputery lub rozmowy telefoniczne, etc.
Kolejną wadą outsourcingu jest to, iż firma posiada mniejszą kontrolę nad przebiegiem procesów zlecanych zewnętrznie. Wynajmując firmę tworzącą stronę internetową i dbającą o jej opiekę, mamy mniejszy wpływ na realizację, czyli sposób w jaki ta strona powstaje, jakie będą kolejne etapy, czy jakie technologie zostaną konkretnie użyte. Oczywiście, możemy zdefiniować określone wymagania i egzekwować je od firmy, ale wszystkie rzeczy nie zdefiniowane zostaną zrealizowane bez naszego udziału. Może to być też jednak plus – jeśli nie jesteśmy ekspertami w danej dziedzinie. Ponadto, przerzucamy tym samym odpowiedzialność za podjęte decyzje na usługodawcę.
OK…, ale kiedy się to opłaca?
Jak już nie raz było to opisywane w cyklu wpisów o optymalizacji kosztów prowadzenia firmy – wszystko należy najpierw zbadać, przekalkulować i określić alternatywne rozwiązania. W przypadku, gdy firma nie specjalizuje się w usługach informatycznych, tworzenie działu IT do obsługi strony internetowej może być mało efektywnym rozwiązaniem. Tak samo, gdy ilość spraw księgowych lub prawnych jest niewielka, bardziej opłacalne może okazać się wynajęcie biura rachunkowego oraz biura prawnego, zamiast zatrudniać na etacie księgową i prawnika.
Analogicznie – gdy firma specjalizuje się w danej sferze, na przykład windykacji długów, zatrudnienie prawnika, czy księgowych – nie wspominając już o kluczowych pracownikach zajmujących się ściśle egzekucją długów, ale skupiając się na zadaniach i procesach wspomagających – outsourcing może okazać się nieefektywny i nieopłacalny dla firmy. Wszystko należy zweryfikować i przekalkulować dla własnej firmy.