Część 4 – Oszczędności w firmie i racjonalizacja kosztów na przykładzie hostingu
Wstęp
W pierwszym wpisie z cyklu szukania oszczędności w przedsiębiorstwie, gdzie główną uwagę skupiliśmy na oszczędności poprzez automatyzację kosztów poprzez integrację systemów informatyczncyh. Przedstawiona została ogólna procedura szukania oszczędności, składająca się z mapowania procesów, planowanie optymalizacji, wdrażanie i monitorowanie wyników.
Tym razem pokażemy, jak można zastosować tę samą metodę do znalezienia oszczędności tam, gdzie one mogą faktycznie być – to jest na przykładzie hostingu stron internetowych, e-sklepów lub systemów informatycznych.
Krok 1 – Przeprowadzenie analizy obecnego rozwiązania
Więcej o tworzeniu mapy procesów można znaleźć w pierwszym wpisie z tego cyklu. Jest to pierwszy krok, który warto wykonać przed faktyczną analizą obecnej sytuacji i planu rozwoju. Porady te można również zastosować do nowopowstałych firmy, z pozycji których tutaj nie będziemy pisać – wówczas analizę należy przeprowadzić wobec planowanej sytuacji lub założeń oraz planu rozwoju.
Wiedząc ile klientów i jak obsługują nasze systemy informatyczne, które utrzymujemy na serwerach hostingowych, które opłacamy. Na wstępie warto zastanowić się co obecnie mamy:
- Jaką posiadamy powierzchnię na strony www lub systemy informatyczne?
- Jaki posiadamy limit transferu danych?
- Ile możemy mieć baz danych i jakich (MySQL, Postgres, MS SQL)?
- Ile możemy dodać subdomen?
- Ile można zdefiniować kont e-mailowych?
- I przede wszystkim:
- Ile za to płacimy?
Krok 2 – Zdefiniowanie potrzeb
Znając naszą obecną pozycję należy również zastanowić się nad faktycznymi potrzebami. Dla nowych firm mamy jedną radę dotyczącą optymalizacji kosztów – nie należy od razu zakładać wysokich zapotrzebowani! Nie piszę tego dlatego, żeby kogoś zniechęcić – cały zespół dibby życzy Wam jak najlepszych rezultatów. Powód jest inny, mianowicie taki, że w dobrej firmie hostingowej – nie istnieje problem za dużych wymagań, w razie gdyby sprawdziła nam się nasza najbardziej optymistyczna prognoza – z dnia na dzień możemy przejść na „wyższy” pakiet, nie ponosząc dodatkowych kosztów migracji danych, strony, etc. – dopłacimy tylko różnicę wynikającą z planów hostingowych. I być może – dostaniemy dodatkowy rabat za poprzedni okres współpracy.
Istnieje natomiast problem przeciwny, to znaczy nie możemy zrezygnować z wysokiego pakietu hostingowego bez ponoszenia dodatkowych kosztów. Zazwyczaj są one albo związane z karami umownymi albo z kosztami migracji danych bądź też innymi kosztami związanymi z przenoszenia gotowego rozwiązania. Istnieje też możliwość, że dostawca nie oferuje nam innego korzystnego rozwiązania, na przykład – tylko w naszym pakiecie mamy dostęp do bazy danych lub kont e-mail, a w innych, niższych - mamy tylko możliwość wykorzystania przestrzeni na systemy www.
Krok 2b – Jak wygląda tendencja naszych zapotrzebowani
Nie chcemy udzielać złych porad, dlatego warto zbadać również możliwość rozwoju. Hosting często opłaca się z góry na rok, lub podpisuje takie zobowiązanie, dlatego nasze obecne zapotrzebowanie nie koniecznie musi oznaczać realne zapotrzebowanie w perspektywie czasu.
Zazwyczaj nie ma problemu ze zwiększeniem pakietu hostingowego na większy, ale szukając oszczędności może okazać się, że firma oferująca nam usługi nie będzie w stanie zaoferować nam wyższych pakietów. Jeśli mamy jasną i klarowną informację z rynku, że wykorzystanie naszych serwerów regularnie wzrasta lub jest narażona na intensywną, sezonową aktywność związana ze specyfiką branży – należy własne zapotrzebowania zbadać ponownie, uwzględniając te informacje.
Krok 3 – Dlaczego mamy lub chcemy mieć to rozwiązanie?
Bardzo ważnym pytaniem jest określnie powodu, dla którego wybraliśmy tę lub inną ofertę hostingową? Częstą praktyką firm informatycznych lub firm hostingowych jest oferowanie swoich usług ze znacznym rabatem, który odzwierciedla się, zazwyczaj, dopiero po pół roku lub roku, a związany jest z obsługą usług hostingowych, a według ostatnich danych – większość (80%) firm nie zmienia swojej firmy hostingowej pomimo możliwości znacznych oszczędności. Więcej informacji na ten temat znajdziecie w ostatnim podrozdziale.
Firmy prowadzące zarówno działalność w zakresie usług IT jak i hostingu zazwyczaj oferują pierwszy rok za przysłowiową złotówkę. Oczywiście, odbija się to odrobinę w cenie usług, a oszczędność przy wdrażaniu nowej strony lub sklepu rzędu kilkuset złotych na starcie jest dosyć zachęcające. Problem może pojawić się, gdy faktycznie zapotrzebowanie na transfer lub przestrzeń dyskową wraz z rozwojem firmy się zwiększa i wówczas musimy wykupywać droższe i niekoniecznie konkurencyjnie lepsze rozwiązania od firmy, która nam wdrożyła system.
Nawet firmy, które nie oferują osobiście hostingu, tylko wyraźnie zachęcają do zakupu konkretnego, zazwyczaj czerpią dodatkowe korzyści, na przykład firmując swoją drugą spółkę lub działalność, czerpią dodatkowe korzyści w postaci programów partnerskich płacących im odpowiedni procent za pozyskanego klienta. Takich działań nie uznajemy za nieetyczne o ile dobór oferty jest korzystny dla klienta. Dużo gorzej jest w przypadku, gdy firma realizująca taką usługę zupełnie nie zna rynku hostingu i wybiera „jakikolwiek”, albo najbardziej zapobiegawczy serwer – a cenę za to oczywiście ponosi kontrahent.
Suplement
Uczciwie pisząc, dibby wciąż testuje dziesiątki serwerów hostingowych. Te godne polecenia zazwyczaj proponujemy klientom, zaznaczając jednakże możliwość skorzystania z innych rozwiązań. Jesteśmy również uczestnikiem programów partnerskich z firmami, które uznamy, że są godne polecenia i w przypadku decyzji klienta na ten hosting udzielamy dodatkowych rabaty o ile klient wpisze nas jako partnera, który polecił dane usługi. Nigdy jednak nie ukrywamy tego faktu i nie jest to u nas wymogiem skorzystania z naszych usług. Dodatkowo – zawsze staramy się idealnie dopasować plan hostingowy do wymagań klienta i nie proponujemy „okazji”, które po pewnym czasie okazują się kłopotem finansowym.
Krok 4 – Co możemy z tym zrobić?
W naszym wieloletnim doświadczeniu mieliśmy okazję spotkać się z firmami, które wykupują swoje usługi hostingowe przepłacając za nie. Prawdopodobnie przyczyny zostały opisane w Kroku 3. Oczywistym problemem jest określenie kosztów przeniesienia oraz określenie realnych możliwości oszczędności – przede wszystkim należy zadać sobie pytanie: jakie są obecne oferty hostingowe oraz ile będziemy płacić (mniej) po, na przykład: roku? Po jakim czasie nam się to zwróci?
Przykład
Nie chcę opisywać tutaj najbardziej typowych przypadków, gdyż ich analiza znalazła się w poprzednich podrozdziałach. Tutaj skupię się na najbardziej kuriozalnym przypadku. Jeden z naszych stałych klientów poprosił nas pewnego razu o analizę ich systemów IT. Notabene: odbywało się to w ramach naszych stałych usług serwisu i konsultingu dotyczącego usług informatycznych.
Z całą naszą rzetelnością i wiedzą przeprowadziliśmy taką analizę. Wnioski były dla nas – spodziewając się typowych sytuacji nadpłat za usługi hostingowe – zatrważające. Okazało się, że klient zatrudniający ponad 100 pracowników posiadał:
- Samodzielny, osobny hosting na skrzynki poczty e-mail.
- Osobny hosting na własne strony www.
- Osobny hosting (on-line) na systemy wewnętrzne, tzw. intranet.
Roczny pakiet tych wszystkich usług kosztował naszego kontrahenta około 6 tysięcy złotych netto, dzieląc się mniej więcej w proporcji 1200 zł netto obsługa e-maili oraz po 2400 za intranet i stronę www.
Po analizach stwierdziliśmy, że zapotrzebowania klienta wyglądają następująco:
- Hosting WWW
- Spory ruch
- Niewielka przestrzeń dyskowa
- Hosting intranet
- Niewielki ruch
- Spora przestrzeń dyskowa
- Hosting maili
- Średni ruch
- Spora przestrzeń dyskowa (do negocjacji)
To tyle ile możemy ujawnić, ale mamy nadzieję, że daje to pewny obraz sytuacji.
Naszym rozwiązaniem była propozycja połączenia obu pakietów hostingowych (WWW i intranetu) w ramach jednego rozwiązania. Koszty przeniesienia obu systemów były na tyle znikome i zaproponowany hosting docelowy (w myśleniu koszty, jakie będą opłacali za rok), że inwestycja z przeniesienia zwracała się po kilku miesiącach. W ramach konsultingu oczywiście zebraliśmy oferty różnych firm, natomiast sami oferując takie usługi – zaproponowaliśmy też preferencyjne warunki z naszej strony.
Oczywiście sama analiza została poniekąd „opłacona” z abonamentu który klient wykorzystywał na nasze usługi IT i otrzymał gotowy dokument sugerujący natychmiastową zmianę i przeniesienie ze względów optymalizacji własnych kosztów. Dodatkowo utworzona została dokładna specyfikacja co, gdzie i jak radzimy przenieść uwzględniając różne warianty hostingowe.
Sukces, który udało nam się wspólnie osiągnąć, to zbicie ceny 6 tysięcy złotych rocznie do pakietu wartego 500 zł rocznie! Po roku monitorowania tego procesu jesteśmy pewni, że rozwiązanie zaproponowane przez naszych specjalistów sprawdziło się – działa stabilniej, jest tańsze oraz – co ciekawe – mniej awaryjne.