Wstęp
W pierwszym wpisie dotyczącym optymalizacji kosztów w firmie podany był przykład optymalizacji kosztów poprzez redukcję czasu pracy pracowników poprzez wprowadzenie zautomatyzowanych i zintegrowanych systemów informatycznych. Redukcja czasu pracy pracowników odbywać się może również poprzez zatrudnianie wyspecjalizowanych specjalistów – na przykład poprzez outsourcing usług, co również zostało omówione na tym blogu.
W tym wpisie omówione zostaną metody optymalizacji pracy pracowników, które wprost przekłada się na efektywność funkcjonowania firmy.
Cięcie kosztów – tak… ale… nie wszystkich!
W firmach często panuje przekonanie, że wszystkie możliwe koszty powinny być całkowicie minimalizowane. Faktycznie, większość kosztów powinna być racjonalizowana w granicach zdrowego rozsądku. Nie zawsze oznacza to kupowania najtańszych możliwych rozwiązań – w szczególności jeśli są to wydatki jednorazowe. Szczególnej uwadze powinny podlegać przede wszystkim koszty stałe – o których mowa była w trzecim wpisie dotyczącym różnicy pomiędzy kosztami stałymi i zmiennymi.
Warto jednak wcześniej mieć przemyślany koszt alternatywny, który często łatwo pominąć, mianowicie koszt „czasu pracy” poświęconego na poszukiwaniu najtańszych rozwiązań. Może się bowiem okazać, że szukając najtańszego rozwiązania – zakładając, że jest on nawet tej samej jakości – koszt alternatywny „czasu pracy” może przekroczyć kwotę oszczędności. Czas pracy pracownika, lub własnej pracy, poświęcony na wyszukanie ofert jest kosztem alternatywnym, o którym łatwo zapomnieć, jednak warto o nim pamiętać. Czasem prostszym rozwiązaniem jest wybór kilku ofert i zapytać się o dodatkowy rabat!
Czas pracy – jak można go optymalizować
Jest to dobre pytanie, na które trudno jednoznacznie odpowiedzieć, gdyż jest wiele metod oszczędności. Jedną z nich jest zakup odpowiednich narzędzi. Twórcy amerykańskiego portalu Mahalo sugerują, że bardzo wymierne oszczędności przynosi inwestycja w… drugi monitor! Prowadzili oni badania nad efektywnością pracy pracowników biurowych, w tym programistów, grafików, księgowych i innych pracowników biurowych – i zaobserwowali oni, że bardzo wymierne oszczędności przynosi zwiększenie ergonomii pracy. Przede wszystkim, zalecają oni zastosowanie wygodnych foteli, biurek, ergonomicznej klawiatury oraz dodatkowego ekranu o odpowiedniej przekątnej (rzędu ok. 20′′-24′′).
Przykład: Drugi monitor
Twórcy Mahalo stwierdzili, że czas jaki pracownik poświęca na przełączanie okienek pomiędzy skrzynką pocztową, stroną internetową z informacjami do wykonania a głównym zadaniem nad którym pracownik pracuje jest bardzo częste przy typowej pracy biurowej. Postawienie drugiego, pomocniczego monitora – gdzie można przenieść program pocztowy lub podczas pracy nad tekstem – dodatkowe źródła, lub – podczas pracy nad plikami finansowymi – raporty pośrednie, itp. – potrafi oszczędzić dziennie ok. 30 – 60 minut pracy pracownikom.
Opierając się na tej statystyce łatwo jest obliczyć, że w ciągu tygodnia pracownik oszczędzi 3 – 5 godzin, natomiast wciągu miesiąca 12 – 20 godzin. Dodatkowy monitor potrafi oszczędzić pracownikowi nawet pół etatu! W prosty sposób można obliczyć też okres zwrotu z inwestycji. Płaca minimalna w Polsce wynosi 1500 zł brutto, co oznacza że pracodawca opłacając dodatkowo ZUS, Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych zapłaci 1807 zł, co oznacza, że godzina pracy kosztuje pracodawcę w tym wypadku ok. 11 zł. Obecnie monitor 24′′ kosztuje około 500 zł brutto, co oznacza, że zwrot z inwestycji w dodatkowy monitor zwraca się po nie całych 3 miesiącach!
Outsourcing – dlaczego jest opłacalny, zarówno dla klienta i dostawcy?
W poprzednich wpisach opisywane były zalety skorzystania z outsourcingu usług. Jednym z powodów, dlaczego skorzystanie z usług zewnętrznych firm jest fakt, iż firmy zewnętrzne, specjalizujące się w outsourcingu swoich usług jest fakt, iż ich pracownicy pracują efektywnie. Jest to wynikiem poczynionych inwestycji i zakupu odpowiednich narzędzi pracy – oraz oczywiście – zatrudnianiem specjalistów w swoim zakresie. Dzięki temu, pracownik poświęcając godzinę pracując na odpowiednich narzędziach, w ustalonym trybie pracy oraz posiadający odpowiednie kwalifikacje – jest w stanie wykonać dużo więcej, niż pracownik bez tego całego wsparcia.
Jak się to przekłada na inne branże?
Wykorzystanie odpowiednich narzędzi przenosi się na wiele innych branż. Jak łatwo zauważyć, pracownicy piekarni posiadający dobry sprzęt potrafią wykonać wielokrotnie więcej, niż tacy sami pracownicy pracujący na starszych lub gorszych maszynach. Pracownicy budowlani wyposażeni we wkrętarkę dużo szybciej wykonają montaż niż pracownicy ze śrubokrętami – gdyż pracując z dobrym sprzętem nie będą potrzebowali dodatkowego czasu na odpoczynek. Tym bardziej na przykład handlowcy – posiadając samochód, telefon komórkowy i laptopa będą bardziej efektywni, a nawet często – trudno jest sobie obecnie wyobrazić sprawnych handlowców bez tych narzędzi!
Nie wszędzie da się te same metody zastosować. W szczególności – trudno jest poprzez zwiększenie komfortu pracy poprzez wyposażenie pracowników w dobre narzędzia, jest zwiększyć efektywność w branżach ściśle związanych z określonym czasem. Przykładem tutaj może być dozorca, który musi wykonywać swoją pracę w określonych godzinach (choć np. monitoring pozwala zmniejszyć ilość koniecznych dozorców), kierowca, telemarketer, czy prezenter. Oczywiście, często pracownicy wykonują kilka funkcji jednocześnie, a dodatkowe wsparcie narzędziowe przekłada się na efektywność.
Podsumowanie
Szukając oszczędności w firmie warto na wszystkie koszty, w tym koszty czasu pracy, patrzeć z różnych perspektyw. W szczególności – brnąc w ideę analogi do outsourcingu, wykupując u pracowników „abonament” na 170 godzin miesięcznie, czyli zatrudniając ich na pełny etat, warto zadbać o to, aby ten czas był maksymalnie wykorzystany. Wówczas potrzeba zwiększenia zatrudnienia będzie bardziej odległą perspektywą, a jak wiadomo – stworzenie dodatkowego stanowiska pracy jest często bardzo kosztowne – szczególnie uwzględniając wnioski z tego wpisu.
Jeśli jednak firma stoi przed dylematem utworzenia nowego stanowiska pracy – warto zastanowić się, czy praca jest optymalna i postępuje możliwie efektywnie. Tak samo, a raczej – tym bardziej w krytycznym momencie – redukcji stanowiska pracy – warto zapewnić maksymalną efektywność pośród pozostałych pracowników, aby wyniki w firmie nie spadały.