Wstęp

W poprzednich odsłonach blogu dotyczącego optymalizacji kosztów w firmie mowa była o mapowaniu procesów i ich optymalizację poprzez wdrażanie zautomatyzowanych systemów, rozważane były problemy kosztów stałych i zmiennych, przedstawiane były metody optymalizacji pracy.

Podpowiedziane zostały różne metody szukania możliwego lepszego ukierunkowania zasobów finansowych i niefinansowych firmy. Dla lepszego zrozumienia zaproponowanych metod, czas na studium przypadków (case study) – dotyczące integracji systemów kadrowych i automatyzacji HR.

Case study

Bardzo dużym zainteresowaniem cieszył się pierwszy wpis dotyczący mapowania procesów w firmie i szukania różnych metod optymalizacji procesów, dlatego w pierwszym wpisie dotyczącym ściśle studiom przypadków, postanowiliśmy przedstawić inny przykład takiej optymalizacji.

W poprzednim wpisie opisywany był przykład optymalizacji procesu sprzedaży, który opisywaliśmy na podstawie naszych doświadczeń wdrażania takich optymalizacji dla różnych firm, jak również na przykładzie procesu sprzedaży naszej aplikacji – Cennik Off-Line.

Tym razem wybrany został inny proces, związany z prowadzeniem działu kadrowego. Skupimy się tutaj, podobnie jak poprzednio, na pojedynczym procesie – ponieważ najlepszą metodą optymalizacji kosztów w firmie jest metoda krokowa, polegająca na wykonaniu 5 etapów:

• wybraniu pojedynczego procesu;
• zmapowanie wybranego procesu, oraz oszacowanie ich czasochłonności oraz kosztów;
• znalezieniu wąsich gardeł i opracowanie ich rozwiązania;
• wdrożenie optymalizacji, np. poprzez automatyzację i integrację systemów informatycznych;
• testowanie – czyli weryfikacja, czy proces ten przebiega sprawniej, niż poprzednio, obliczenie jego kosztowności.

Dla skupienia uwagi – przyglądając się prowadzeniu działu kadrowego – głównymi procesami realizowanymi przez ten dział są:

• Przeprowadzenie procesu rekrutacji, polegający na wystawieniu ogłoszeń rekrutacyjnych, przeprowadzeniu analizy kandydatów, przeprowadzenie testów i rozmów kwalifikacyjnych, weryfikacja kompetencji i rzetelności kończąc na wyborze kandydata.
• Przeprowadzenie procesu podpisania i obsługi umów, polegający na przygotowaniu umowy (znalezienie szablonu umowy, uzupełnienie danymi), wystawieniu odpowiednich rachunków do umowy lub tzw. „pasków”, wygenerowanie deklaracji podatkowych miesięcznych i rocznych (deklaracje PIT, ZUS), obliczenie podatków, odpowiednie ich zaksięgowanie.

Krok 1 – wybór procesu i przeprowadzenie jego mapowania

Skupmy się na procesie podpisywania i obsługi umów. Załóżmy, że firma posiada już opracowane ogólne szablony umów (i nie musi ich tworzyć / kupować w kancelariach prawnych) – wówczas po zmapowaniu typowo taki proces wyglądać może tak:

1. Odnalezienie szablonu umowy – w typowych sytuacjach szablon umowy trzymany jest na jakimś dysku sieciowym w ogólnodostępnym katalogu, albo w katalogach prywatnych. Alternatywnie, niektóre firmy wykorzystują rozwiązania „w chmurze”, albo systemu typu Microsoft Sharepoint – nie mniej jednak, odszukanie odpowiedniego szablonu (i jego aktualnej wersji) zajmuje ok. 2 minuty (jeśli mamy dobry system, np. Sharepoint) do 10 minut (jeśli mamy trochę gorzej zorganizowane dokumenty). Koszt: ok. 3 – 10 minut.
2. Na podstawie wybranego szablonu umowy – konieczne jest jego uzupełnienie danymi pracownika. Oznacza to odnalezienie wszystkich danych pracownika oraz wszystkich miejsc w umowie, gdzie dane te trzeba wpisać. Dodatkowo, należy uzupełnić pozostałe dane w szablonie umowy, takie jak wynagrodzenie brutto, wynagrodzenie brutto słownie, opis wykonywanych prac / zakres obowiązków, stanowisko – i tym podobne rzeczy. Koszt: ok. 15 minut
3. Po wykonaniu umowy (lub po upływie okresu rozlaiczeniowego – termin wypłaty) umowę należy rozliczyć wystawiając „rachunek” z informacją o tym, ile pracownikowi należy wypłacić, jak wysoką zaliczkę na podatek dochodowy należy odprowadzić do Urzędu Skarbowego, jakie są składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Rachunek należy oczywiście wcześniej odszukać (podobnie jak poprzednio: 3-7 minut), a na rachunku dodatkowo należy umieścić dane pracownika – znowu kopiując je z umowy / lub maili, co jest procesem dosyć czasochłonnym.
   Koszt: ok. 20 minut
   Rachunek taki musimy dostarczyć do księgowości, która ten rachunek musi wprowadzić do systemu (aby pracę wpisać w koszty) – znowu musi to być oczywiście odpowiednio przeklejone do systemu księgowego.
   Koszt: ok. 10 minut.
4. Następnym etapem, jest przygotowanie deklaracji dla pracownika (np. ZUS RMUA). Mając gotowe szablony, musimy je uzupełnić i wręczyć pracownikom.
   Koszt: ok. 10 minut.
5. Dodatkowo, należy przygotować listę przelewów dla każdego z pracowników – przelew do Urzędu Skarbowego, przelew do ZUS za ubezpieczenie społeczne i zdrowotne – osobno, oraz przelew dla pracownika (łącznie 4) – na podstawie wyliczonych wcześniej składek.
   Koszt: ok. 10 minut.
6. Na koniec roku należy przygotować podsumowujący dokument – PIT-11 (pit roczny) dla pracownika.
   Koszt: ok. 40 minut.

Jak widać, całościowo proces trwa ok. 115 minut dla pojedynczego pracownika, przy czym ok. 75 minut to czas poświęcany co miesiąc, a 40 minut – raz w roku. Nie powinno dziwić zatem nas to, że outsource-owane firmy księgowe za rozliczanie pojedynczego pracownika zazwyczaj żądają od 40 zł do 80 zł netto (zależnie od pakietu usług).

Krok 2 – odnalezienie wąskich gardeł

To co również można zaobserwować, to też wielokrotne powtarzająca się czynność w postaci kopiowania danych pracownika (i fragmentów treści umowy – np. kwoty) na potrzeby:

• Umowy
• Rachunku
• Systemu księgowego
• Przelewów bankowych
• Deklaracji podatkowych i deklaracji ZUS
• Deklaracji rocznych

Oczywistą metodą optymalizacji tego procesu jest więc opracowanie i wdrożenie jednorodnego (zintegrowanego) systemu do obsługi umów. Gdybyśmy wdrożyli do firmy system, który w jednym miejscu przechowuje wszystkie nasze szablony umów, dane naszych pracowników oraz który integrowałby się z systemem księgowym oraz miał możliwość eksportu danych do przelewów dla systemów bankowych – moglibyśmy znacznie usprawnić ten proces.

Krok 3 – wdrażanie rozwiązania

To co również można zaobserwować, to też wielokrotne powtarzająca się czynność w postaci kopiowania danych pracownika (i fragmentów treści umowy – np. kwoty) na potrzeby:

Bazując tu na naszych własnych doświadczeniach – mianowicie wdrożeniu i integracji sytemu umów (www.systemumow.pl) z systemem księgowym (Exact Globe – http://www.exact.pl/produkty-i-uslugi/produkty/exact-globe-next) oraz systemem kadrowym (Symfonia Kadry i Płace) dla jednego z naszych klientów – osiągnęliśmy znaczną optymalizację tego procesu. Przed wdrożeniem rozwiązania – realizacja procesu trwała mniej więcej tak, jak to zostało wcześniej przedstawione. Po wdrożeniu osiągnęliśmy następujące rezultaty.

1. Odszukanie szablonu umów (szablon dostępny jest w jednym miejscu w intranecie, gdzie wdrożony jest system umow) – obniżony do ok. 3 minut (licząc włączenie przeglądarki, lub ok. 1 minuta) z 7-10 minut (wyszukiwanie plików na serwerach globalnych).
   Koszt: 3 minuty. Optymalizacja o 7 minut.
2. Uzupełnienie szablonu danymi pracowników i umowy – za pierwszym razem jest to czas ok. 7 minut (uzupełnienie – przekopiowanie wszystkich danych pracownika), za każdym kolejnym – ok. 1-2 miniuty (wszystkie miejsca, gdzie w umowie należy wprowadzić dane są wylistowane – i osoba użytkująca system nie musi wyszukiwać wszystkich luk i sprawdzać wielokrotnie, czy w umowie nie zostały dane jakiejś innej osoby).
   Koszt: 1 minuta (7 minut za pierwszym razem). Optymalizacja o 14 minut.
3. Wystawienie rachunku – w nowo wdrożonym systemie – jest generowany automatycznie, w ciągu pół minuty – system sam oblicza wszystkie składki, opracowuje rachunek uzupełniając go danymi pracowników, danymi z umowy.
   Koszt: **1 minuta. ** Optymalizacja o 19 minut.
4. Zaksięgowanie rachunku – system został zintegrowany z wewnętrznym systemem księgowym i w sposób (ręczny – na życzenie klienta) jest eksportowany z sytemu obsługi umów do systemu księgowego – generując wszystkie niezbędne dane do wprowadzenia. Taki eksport jest podobny do wystawienia rachunku i trwa niespełna miniutę!
   Koszt: 1 minuta. Optymalizacja o 9 minut.
5. Wystawienie deklaracji dla pracowników – system obsługi umów automatycznie generuje odpowiednie deklaracje miesięczne.
   Koszt: 1 minuta. Optymalizacja o 9 minut.
6. Generowanie listy przelewów do banku – podobnie jak poprzednio, system umożliwia wyeksportowanie listy niezbędnych przelewów ZUS / społeczne, ZUS / zdrowotne, US i dla pracowników – dzięki czemu wprowadzenie ich do systemu bankowego odbywa się przez import pliku (csv) – a następnie ich weryfikację i akceptację – bez konieczności wpisywania wszystkich danych „z palca”.
   Koszt: 1 minuta. Optymalizacja o 9 minuit.
7. System ten umożliwia również uzupełnienie deklaracji podatkowych, takich jak PIT-11 – wyliczając wszystkie umowy i sumując odpowiednie pozycje.
   Koszt: 1 minuta. Optymalizacja o 39 minut.

Krok 4 – Testowanie

Jak widać, z systemu obsługiwanego w pełni manualnie – wdrożony został system działający niemal całkowicie automatycznie, a czas wykonywania procesu został zmniejszony z ok. 75 minut na miesiąc obsługi pojedynczego pracownika do ok. 6 – 9 minut – prawie 10 krotnie! Podobnie, odejmuje to ciężar roczny z 40 minut do ok. 1-2 minut czyli nawet 40 krotnie. Licząc rocznie, na pojedynczego pracownika poświęcaliśmy ok. 880 minut do obsługi go pod kątem kadrowym, natomiast po wdrożeniu rozwiązania osiągnęliśmy poziom 85 minut.

Dobrze, ale ile to wszystko kosztowało? I Ile zaoszczędziliśmy z optymalizacji tego procesu? Wdrożenie systemu obsługi umów, wraz z jego integracją z dostępnymi w firmie systemami księgowymi i kadrowymi to koszt ok. 8 tys. zł netto.

Kwota 8 tys. zł może się wydawać wysoka, jednakże dotyczy ona głównie firm, dla których konieczne jest wdrażanie indywidualnie dostosowanych pod klienta rozwiązań, związanych np. ze stosowania niestandardowego wdrożenia systemów. Oczywiście, wykorzystując bardziej popularne systemy księgowe i bardziej standardowych rozwiązań (czyli w przypadku mniejszych firm) te koszty są znacznie mniejsze i – często – oferowane w ofercie abonamentowej – jak to było opisywane w poprzedniej części tego bloga – o kosztach stałych i zmiennych.

Jak oszacować koszty alternatywne, które do tej pory ponosiła firma? Najprościej oprzeć się na stawkach firm świadczących tego typu usługi. Średnio, za jednego pracownika (za miesiąc) firma księgowa nalicza opłatę 60 zł netto. Oznacza to, że kosztowność tego wdrożenia zwraca się po wprowadzeniu 134 umów/rachunków, czyli bardziej obrazowo – firma zatrudniająca 10 osób osiągnie zwrot z inwestycji w ciągu ok. roku.

Dla mniejszych firm, które nie tworzą tak dużych ilości umów i przez to nie wymagają wdrażania dedykowanego rozwiązania, skorzystanie z gotowego systemu – takiego jak System Umów wykupionego w postaci usługi „w chmurze”, czyli tzw. Software as as Service (SSAS) – koszt ten można zmniejszyć do 150 zł netto rocznie – co oznacza, że zwrot z inwestycji osiągnięty zostanie po wprowadzeniu 3 umowy!

Podsumowanie

Jak obrazuje powyższe studium przypadku, optymalizację kosztów można znaleźć na poziomie każdego procesu. Podstawową kwestią jest ustalenie procesów, które są możliwe do zoptymalizowania. Nie zawsze musimy koncentrować się na najważniejszych procesach w firmie – czasem warto zastanowić się, czy nie warto zoptymalizować i zautomatyzować wszystkie procesy wspomagające – takie jak księgowość, kadry, obsługa zamówień – tak, aby firma mogła skoncentrować się na swojej podstawowej działalności i nie ponosiła znaczących kosztów obsługi procesów pomocniczych.

Należy jednak pamiętać, że każda optymalizacja powinna zostać dokładnie policzona i przeanalizowana pod kątem konkretnej firmy. Mając spore doświadczenie, pomagamy w przygotowaniu takiej analizy i pod kątem konkretnego wymagania – potrafimy odnaleźć korzystne rozwiązania, tzn. szukając takich systemów i ich integracji, aby ich zwrot z inwestycji był jak najszybszy.