Część 7 – TOP 7 propozycji, które można wdrożyć natychmiast.
Wstęp
W poprzednich wpisach opisywane były różne drogi szukania oszczędności, m.in. przez mapowanie procesów i ich automatyzację. Wskazywane były ogólne drogi znajdowania metod optymalizacji kosztów w firmie. Czas na konkretne rozwiązania, które można wdrożyć natychmiast.
W tej, siódmej odsłonie wpisu o optymalizacji kosztów w firmie postanowiliśmy przedstawić ranking 7 najbardziej opłacalnych oraz prostych i tanich we wdrożeniu metod minimalizacji kosztów firmy. Porady, które można wdrożyć praktycznie od razu i cieszyć się z konkretnych oszczędności.
TOP 1 – Subskrypcja oprogramowania
Bardzo popularną metodą dostarczania oprogramowania, przez wiodące, światowe subskrybcja oprogramowaniafirmy – takie jak Microsoft lub Adobe – jest udostępnianie oprogramowania na zasadach subskrypcji. Oznacza to, że nie kupujemy oprogramowania „na własność”, ale zamiast tego płacimy regularnie (np. miesięcznie lub rocznie) określoną kwotę do dostępu do pakietu oprogramowania. Wydawać się może, po takim przedstawieniu oferty – że to się nie opłaca, bo zamiast kupić i zapłacić raz za program, będziemy płacili nieustannie, ale… sprawdźmy jak to wygląda od środka.
Przykład 1 – Adobe Creative Cloud
Jako sztandarowy przykład rozwiązania subskrybowanego wybraliśmy pakiet oprogramowania Adobe – bardzo potężny zestaw oprogramowania dla firm specjalizujących się w grafice (Photoshop, Illustrator), DPT (InDesign), animacjach (Flash), obróbce filmów (Premiere, After Effect), obróbce dźwięku (Audition), wdrażaniu stron WWW(Dreamwaver, Typekit).
Pełny pakiet Adobe – Creative Suite Master Collection – który zawiera wszystkie z wymienionych aplikacji powyżej (oraz kilka innych) kosztuje obecnie $2,599. Dla małych, a nawet dla średnich firm – jest to spory wydatek, który może skutecznie zniechęcić do zakupu tego oprogramowania i korzystać z gorszych, ale i tańszych rozwiązań alternatywnych.
W tym samym czasie, koszt oprogramowania subskrybowanego – Adobe Creative Cloud – wynosi jedynie $49.99 / miesiąc. Oznacza to, że koszt zakupu oprogramowania „na własność” zwróciłby się dopiero po 4 latach i 4 miesiącach. To bardzo odległa perspektywa. Dodajmy tu, że oprogramowanie to do tego czasu się zdąży „zestarzeć” – prawdopodobnie nawet o dwie wersje główne – a w subskrypcji cały czas będziemy mieli najnowsze oprogramowanie. Nie będziemy dopłacać za upgreate oprogramowania. Dodatkowo – w każdym momencie możemy również zrezygnować z subskrypcji lub zawiesić ją na jakiś czas (jeśli z jakichś powodów będziemy do tego zmuszeni, np. sytuacja finansową).
Przykład 2 – Microsoft Action Pack Subscription
Pakiet subskrypcji na oprogramowanie firmy Microsoft to kolejny, doskonały przykład obrazujący opłacalność oprogramowania sprzedawanego w modelu subskrypcji. Jest to oferta wybrana dla specyficznej grupy firmy i aby dostać uprawnienia należy przejść specyficzne testy – ale pakiet korzyści jest spory. W cenie ok. $1000 / rok otrzymujemy 10 licencji na oprogramowanie Windows,
10 licencji na pełny pakiet Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Access, OneNote, Lync, Publisher, InfoPath – oraz dodatkowo: Project i Visio), jak również oprogramowanie serwerowe w postaci Windows Server, Dynamics CRM, SQL Server i co bardzo istotne – Exchange Server i SharePoint. Samo oprogramowanie serwerowe warte jest kilkanaście razy więcej niż wynosi roczna opłata abonamentowa, a jeśli doliczymy do tego oprogramowanie desktopowe – to niewielkim kosztem możemy wyposażyć małą firmę, zatrudniającą do 10 pracowników w pełne, profesjonalne środowisko biurowe.
W niewiele droższej opcji ($1200/rok) dostaniemy również oprogramowanie dla programistów – 3 pakiety Visual Studio wraz ze wszelkimi niezbędnymi dodatkami i dostępem do MSDN. Dodatkowo, w pakiecie subskrypcji mamy dostęp do pomocy technicznej oraz dostajemy informacje o bezpłatnych szkoleniach produktowych, webinariach i kursach.
edynym problemem jest tutaj spełnienie warunków uzyskania subskrypcji, ale jest to problem do rozwiązania – nasza firma świadczy usługi konsultingowe z zakresu wdrożenia tego rozwiązania, dlatego w razie pytań zapraszamy do kontaktu.
TOP 2 – Zintegrowana księgowość (on-line)
Jednym z bardzo dobrych praktyk optymalizacji kosztów jest automatyzacja procesów – pisaliśmy o tym w pierwszej części bloga – Integracja systemów informatycznych. Bardzo dobrym narzędziem do takiej optymalizacji są systemy księgowe działające on-line z opracowanym API do integracji.
Do takich systemów należą m.in. do księgowości prostej: iFirma, czy wFirma , a do pełnej np.: eConomic. Są to bardzo dobre systemy z tego powodu, że posiadają rozbudowane mechanizmy do integracji, dzięki czemu możemy bardzo szybko podczepić je do naszych systemów sprzedażowych, takich jak sklepy internetowe, strony produktowe, itp. Oszczędzamy dzięki temu wiele pracy na przenoszenie danych z jednego systemu (np. sklepu internetowego) do drugiego (systemu księgowego), unikamy pomyłek – a w niektórych przypadkach, możemy nawet całkowicie zautomatyzować proces wystawiania i księgowania faktur przychodowych.
Koszt takiego systemu to kilkanaście – kilkadziesiąt złotych miesięcznie, a integrację można wdrożyć już od 1000 zł. Oszczędność czasu – w szczególności w systemach z pełną księgowością – liczona może być w kilkunastu godzinach roboczych w miesiącu, co po przemnożeniu przez stawki płacy księgowości – daje ogromne oszczędności.
TOP 3 – Kadrowość on-line
systemumow.plKolejnym istotnym elementem prowadzenia firmy jest podpisywanie umów z pracownikami i comiesięczne rozliczanie ich, wystawianie rachunków (lub tzw. pasków), deklaracji PIT i ZUS, etc. Podobnie jak poprzednio, polecamy tutaj możliwe do integracji systemy on-line z gotowym API do integracji, np. SystemUmow.pl – koszt takiego oprogramowania to niecałe 200 zł rocznie, a system sam zadba o to, aby wygenerować odpowiednie deklaracje (miesięczne i roczne), przypomni o terminach zapłat do Urzędu Skarbowego, czy Zakładu Ubezpieczeń Społeczny, czy tez pozwoli na wyeksportowanie rachunków do systemów księgowości on-line.
Zamiast korzystać z darmowych narzędzi, takich jak np. Płatnik do generowania druków RMUA, narzędzia do generowania rachunków (typu efakturka.pl) i wypełnianie wszystkich informacji oraz wyliczanie składek do opłacenia do ZUS i US – zajmuje sporo czasu księgowym – a pracę tę może wykonywać dobrze wdrożony system – i za kilkaset złotych rocznie można zaoszczędzić kilkadziesiąt godzin pracy.
TOP 4 – Systemy płatności on-line
Kolejnym z produktów świetnie nadających się do wdrożenia w firmie do optymalizacji kosztów jest uruchomienie szybkich płatności internetowych oraz płatności kartami kredytowymi, czyli wykorzystanie takich systemów jak eCard, PayPal, transferuj.pl czy platnosci-online.pl. Oczywistym kosztem tutaj będzie prowizja pobierana przez system transakcyjny (w granicach 3% – zależnie od usługodawcy) oraz koszt wdrożenia takiego rozwiązania (integracja) – ale zyski, czy oszczędności są spore.
Przede wszystkim, udostępniając taką formę płatności za oferowane towary lub usługi przyspieszamy rozliczenia z klientami i unikamy zatorów płatniczych. Po drugie – integracja takiego systemu z systemem sprzedaży i systemem księgowym znowu odciąża nam księgowość. Taki połączony system z powodzeniem wdrożyliśmy m.in. do sprzedaży naszej aplikacji Cennik Off-Line do integracji z hurtowniami – i widzimy wiele korzyści z korzystania z usług płatniczych on-line. Kolejnym, bardzo istotnym atutem takiego rozwiązania jest brak konieczności poświęcania czasu na śledzenie konta bankowego w oczekiwaniu na opłacenie przez klienta faktury – informację o płatności dostaniemy niemal natychmiast na maila.
Jest to szczególnie dobre narzędzie do wdrożenia w systemach, gdzie prowadzimy sprzedaż detaliczną, do dużej grupy klientów. W przypadku, kiedy koncentrujemy się na dużych zleceniach, np. tak jak firma dibby w przypadku realizacji dedykowanych systemów informatycznych – tych kilka % od transakcji może faktycznie stanowić wysoki koszt – dlatego systemy te należy wdrażać, jednakże z umiarem i nie do wszystkiego.
TOP 5 – Hosting rozliczany od zużycia
Kolejną dobrą metodą sterowania kosztami jest zakup hostingu sterowanego faktycznie zużytymi zasobami. Jest to rada, którą z chęcią udzielamy wielu firmom typu StartUp – aby wytwarzając system informatyczny od razu zabezpieczyć się na ewentualność, że będzie z niego korzystało wiele tysięcy osób – ale aby nie ponosić od razu kosztów drogich rozwiązań hostingowych. W takich przypadkach często polecamy platformę Windows Azure – który można mieć już od kilkunastu euro miesięcznie (czyli tyle, ile kosztuje mniej więcej standardowy pakiet hostingowy na rynku), jednakże w razie zwiększonego zainteresowania naszymi usługami lub naszymi stronami – czyli w momencie zwiększonego zużycia zasobów serwerowych – nie przestaje on działać lub nie zaczyna działać wolno (tak, jak to jest w przypadku typowych hostingów) – ale dostajemy do rachunku doliczone kwoty za dodatkowe obciążenie.
Jest to świetne narzędzie do optymalizacji kosztów hostingu – na starcie płacimy normalne, rynkowe stawki za hosting – później, w ramach rozwoju firmy i produktu – nie płacimy nic za konieczność przeniesienia systemu na inne serwery, nie mamy opóźnień – i co bardzo ważne – dobrze przygotowany system pod Windows Azure – nie wymaga przebudowy po osiągnięciu pewnej masy krytycznej użytkowników.
TOP 6 – Umowy ramowe i outsourcing
Bardzo dobrą techniką optymalizacji kosztów jest przerzucenie części zadań na firmy wyspecjalizowane w świadczeniu określonych usług i podpisanie ramowych umów na takie zlecenia. O korzyściach outsourcingu usług pisaliśmy w 3 odsłonie bloga dotyczącego optymalizacji kosztów – oraz wyjaśniliśmy, dlaczego jest to rozwiązanie korzystne dla obu stron.
Z takich typowych przykładów, jakie możemy podać to podpisanie ramowej umowy z Pocztą Polską i posługiwanie się pieczątką „Opłata pobrana…”. Wykonanie kliku formalności to jedyny koszt takiej usługi, gdyż nie musimy się nawet deklarować do wysyłania regularnie określonej ilości listów – a dostajemy dzięki temu pakiet korzyści. Przede wszystkim, wszystkie usługi płacimy pod koniec miesiąca i księgujemy tylko 1 fakturę kosztową (oszczędza to czas księgowej, gdyż nie rozbija się na drobne faktury za każdą wysyłkę). Dodatkowo, dostajemy często dostęp biznesowy do poczty, dzięki czemu wysyłając listy nie czekamy w kolejce i znowu oszczędzamy czas na wysyłkę listów.
Kolejnym przykładem takich usług jest chociażby outsourcing usług informatycznych. Zamiast zatrudniać na etat osobę od realizacji usług informatycznych, w tym np. o pielęgnację strony internetowej – bardziej opłacalne często okazuje się wynajęcie specjalistów w tej branży i opłacanie określnego, stałego miesięcznego abonamentu na tego typu usługi.
TOP 7 – Dedykowane integratory systemów
Doskonałym przykładem dobrej optymalizacji kosztów i pracy jest wykorzystanie dedykowanych integratorów systemów. Przykładem takiego oprogramowania jest chociażby Cennik Off-Line. Jest to oprogramowanie przeznaczone do użytku przez sklepy internetowe, realizujące bardzo ważne z perspektywy sklepu zadanie – mianowicie integruje sklep internetowy z ofertą hurtowni. Z poziomu aplikacji wybieramy, które produkty chcemy mieć w sklepie internetowym, określamy własne zasady narzutów i marż na produktach i po kilku kliknięciach mamy już przerzuconą ofertę do sklepu internetowego.
Narzędzie to jest stosunkowo tanie – 150 zł / rok, a pozawala na to, aby w sklepie internetowym cały czas była aktualna oferta – wszystkie ceny i stany magazynowe są aktualizowane zgodnie z przyjętym harmonogramem aktualizacji, także produkty wycofane szybko schodzą ze sklepu, tak aby klienci nie mogli kupić niedostępnych produktów, tak samo – wszystkie nowości są niemalże natychmiast eksportowane do sklepu.
Oczywiście, tego typu integracje systemów można również tworzyć pod dedykowany profil klienta i tym między innymi zajmuje się firma dibby. Korzyści z takich integracji są oczywiste – pracownicy nie tracą czasu na pracę, którą może z powodzeniem (i to lepiej) wykonać maszyna. Nie mamy błędów i działamy on-fly i to w dodatku 7 dni w tygodniu, 24 godziny na dobę.
Podsumowanie
Podaliśmy tutaj 7 bardzo dobrych metod zoptymalizowania procesów i kosztów w firmie. Wszystkie zamieszczone porady należy jednak przed wdrożeniem przekalkulować odnosząc się do własnej specyfiki i warunków biznesowych oraz zapotrzebowania – ale wskazane przez nas kierunki bardzo dobrze sprawdzają się u naszych klientów, dlatego zachęcamy do zapoznania się z nimi i dłuższego zastanowienia się nad ich wdrożeniem.