Na podstawie własnych doświadczeń oraz doświadczeń w kontaktach z innymi firmami wiemy jak częstym i poważnym problemem jest brak usystematyzowanej procedury zarządzania dokumentami a już zupełnie notatkami ze spotkań czy konferencji. Jest to problem o tyle ważny, że zignorowanie go prowadzi do znacznych problemów z zarządzaniem procesami, projektami czy nawet najprostszymi wymogami formalnymi. Powoduje to powstanie chaosu w firmie, który z kolei zwiększa czas potrzebny na wykonanie wielu czynności. Oczywiście przekłada się to na gorsze wyniki firmy, zwiększa niezadowolenie klientów i możliwości powstawania konfliktów.
Bardzo dobrą praktyką, stosowaną przez nas jest opracowanie odpowiednich formularzy (lub ankiet) do porządkowania i segregowania wszystkich wypracowanych przez firmę dokumentów. Wzór jednego z naszych formularzy jest do pobrania przy tym wpisie. Każdemu dokumentowi, i każdej notatce nadajemy unikalny numer i przyporządkowujemy ją do projektu (może nim być również spotkanie wewnętrzne). Projekt też mają nadane numery. Są to w zasadzie dwa podstawowe wyznaczniki dokumentu. Listę dokumentów i projektów wpisujemy w nasz wewnętrzny system (ale do tego równie dobrze może służyć zwykły arkusz Excella). Dokumenty, które wymagają przeskanowania, są skanowane i zamieszczane w naszym intranecie. Jako systemu dla intranetu stosujemy Microsoft Sharepoint, który zdecydowanie polecamy. Jest to system, dzięki któremu nie mamy żadnych problemów z wersjami dokumentów Worda, pracą wielu osób nad tymi dokumentami, wyszukiwaniem i zarządzaniem wszystkimi danymi wewnętrznymi w firmie. Więcej o tym świetnym produkcie będzie w kolejnym wpisie.
Na dodanie formularza opisującego dany dokument w procedurach przewidzieliśmy 12 godzin roboczych. Dzięki czemu przy mocno obciążonym dniu nie ma konieczności zaraz po spotkaniu wprowadzania dokumentu do naszych akt. Jednak wprowadzenie musi nastąpić nie później niż drugiego dnia pracy, wytłumaczenie, czego jest naturalne i związane ze „świeżością” danych z dokumentu.
Tak opisany dokument ląduje w segregatorach i szafie z dokumentami. Tutaj przyjęliśmy uporządkowanie dokumentów zgodnie z ich numerami (dla uproszczenia procedur dokumenty mają numery globalne) w grupach projektów (projekty również są uporządkowane zgodnie z ich numerami). Powoduje to co prawda że w danym projekcie mamy na przykład kolejne dokumenty z numerami 456,456,480,487 a nie kolejne numery jednak nie jest to problemem ponieważ łatwo w systemie możemy sprawdzić czy luki w numeracji dokumentów w projekcie wynikają z zagubienia dokumentów czy po prostu „rezerwacji” tych numerów przez inny projekt.
Taki uporządkowanie dokumentów i notatek pozwala nam bardzo szybko odszukać interesujące nas treści, łatwe dotarcie do ich źródeł i w razie potrzeby bezproblemowe przedstawienie ich naszym klientom lub interesantom.
Polecamy to każdej firmie, nawet takiej, w której nie prowadzi się wielu projektów. Nawet porządkowanie w ten sposób własnych dokumentów, typu „plany rozwoju firmy”, „pomysły na działania marketingowe” czy „możliwości rozbudowy oferty” pozwoli każdemu oszczędzić czas i zachować dobre pomysły.
Jeśli macie Państwo jakieś dodatkowe pytania o nasze dobre praktyki, chcielibyście Państwo dowiedzieć się czegoś więcej o zarządzaniu dokumentami prosimy oczywiście o kontakt.
Dla zainteresowanych tą tematyką polecamy również nasz ” system zarządzania umowami”, który również jest świetnym rozwiązaniem sprawdzającym się w praktyce. Więcej o tym systemie na stronie. Oczywiście zachęcamy również do zapoznania się z systemem SharePoint, który jest naszym zdaniem najlepszym narzędziem dla firmowego intranetu.